PGKiM

I. Ogólny zakres działalności Wydziału Obsługi Mieszkańców w zakresie obsługi zasobów komunalnych

Wydział Obsługi Mieszkańców prowadzi działalność na podstawie umowy z dnia 24.05.2000 r. pomiędzy Zarządem Gminy Aleksandrów Łódzki, a "PGKiM" Spółką z o.o..

Do obowiązków Wydziału należy administrowanie terenami, budynkami i lokalami komunalnymi zwanymi zasobami, wyszczególnionymi w wykazie nieruchomości. Są to w szczególności:

administrowanie i bieżące naprawy powierzonego mienia,
utrzymanie porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców oraz jego otoczenia,
utrzymania stanu technicznego obiektów, zasobów lokalowych oraz instalacji i urządzeń technicznych w sprawności użytkowej,
zawieranie umów niezbędnych do wykonania bieżącego administrowania; z dostawcami mediów, kominiarzami, wykonawcami robót oraz przeglądów okresowych itp.
zawieranie i wypowiadanie umów najmu,
pobieranie należności od najemców i właścicieli lokali (czynszu, opłat eksploatacyjnych, opłat za media i innych ustalonych ),
przejmowanie nieruchomości od Gminy,
prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów,
aktualizowanie danych o zasobach i przekazywanie posiadanych informacji Gminie,
dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego obiektów.

II. Ogólny zakres działalności Wydziału Obsługi Mieszkańców w zakresie obsługi zasobów Wspólnot Mieszkaniowych

Ustawa o własności lokali zdecydowała o powstaniu tzw. Wspólnot Mieszkaniowych z mocy prawa. Wydział Obsługi Mieszkańców zajmuje się profesjonalną obsługą owych wspólnot, czyli ich administrowaniem.

Do czynności administrowania dokonywanych przez Wydział Obsługi Mieszkańców w zakresie obsługi Wspólnot Mieszkaniowych należą w szczególności:

pobieranie od właścicieli lokali zaliczek na zarządzanie częścią wspólną nieruchomości,
prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej pobranych zaliczek na zarządzanie częścią wspólną nieruchomości,
windykacja zaliczek na zarządzanie częścią wspólną nieruchomości,
pobieranie od właścicieli lokali opłat za świadczenia dodatkowe takich jak: centralne ogrzewanie, ciepła woda, zimna woda, usuwanie nieczystości płynnych, usuwanie nieczystości stałych,
wystawianie faktur oraz not obciążeniowych i rachunków,
windykacja opłat za świadczenia dodatkowe,
obsługa prawna i sądowa zaległości w opłatach zaliczek na zarządzanie częścią wspólną niewruchomości i za świadczenia dodatkowe,
prowadzenie obsługi kasowej dla właścicieli lokali,
obsługa administracyjno-biurowa dla właścicieli lokali,
prowadzenie korespondencji z właścicielami lokali,
przekazywanie rozliczeń i innych dokumentów,
prowadzenie dokumentacji biurowej związanej z własnością lokali,
prowadzenie dokumentacji technicznej związanej z lokalami i budynkami,
prowadzenie ksiąg obiektu budowlanego,
prowadzenie dokumentacji przeglądów okresowych dla poszczególnych instalacji,
prowadzenie dyżurów w dni wolne od pracy i poza godzinami służbowymi,
wystawianie monitów i upomnień dla osób posiadających zaległości,
wystawianie odsetek od zaległości zaliczek,
księgowanie wpłat kasowych i bankowych,
wyjaśnianie różnic w saldach z właścicielami,
wprowadzanie zmian stawek zaliczek i opłat za świadczenia dodatkowe,
dostarczanie wydruków zmian stawek zaliczek i opłat za świadczenia dodatkowe do właścicieli,
przyjmowanie uwag mieszkańców i dokonywanie przeglądów wynikających ze zgłoszeń uwag przez właścicieli,
odtwarzanie, aktualizacja i uzupełnianie dokumentacji technicznej,
przechowywanie, zabezpieczanie i archiwizowanie dokumentacji technicznej,
przygotowywanie sprawozdań kwartalnych, półrocznych i rocznych dla GUS,
aktualizacja danych w celu prawidłowych obciążeń zaliczkowych,
przygotowywanie zebrań wspólnot mieszkaniowych,
dostarczanie zaproszeń na zebrania wspólnot mieszkaniowych do wszystkich właścicieli,
prowadzenie zebrań wspólnot mieszkaniowych,
prowadzenie dokumentacji zebrań wspólnot mieszkaniowych,
prowadzenie ksiąg udziałów we wspólnotach mieszkaniowych,
wyłanianie usługodawców i zawieranie umów na świadczenie usług dodatkowych takich jak np. usuwanie nieczystości stałych i płynnych,
zawieranie umów na dostawę mediów dostarczanych do wspólnoty,
prowadzenie dla wspólnoty księgowości zgodnie z uchwałą wspólnoty,
bieżące kontakty z właścicielami i członkami zarządów wspólnot w siedzibie administratora oraz na terenie posesji,
udzielanie wyjaśnień, porad i konsultacji dla właścicieli i członków zarządów wspólnot mieszkaniowych,
budowanie rocznych i wieloletnich planów zarządzania dla wspólnot mieszkaniowych.

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw.

Udzielanie odpowiedzi na interwencję, skargi i zażalenia najemców następuje w ciągu:

14 dni - odpowiedzi pisemnych na interwencję, skargi i zażalenia odbiorców składane na piśmie lub odpowiedzi na interwencję i skargi złożone przez telefon, które wymagają prowadzenia dodatkowych analiz,
30 dni - odpowiedzi pisemnych na interwencję, skargi i zażalenia odbiorców składane na piśmie, które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

III. Dane liczbowe i statystyczne

Na koniec 2008 roku w administracji Wydziału było 300 budynków mieszkalnych, w których jest 1588 lokali mieszkalnych o łącznej powierzchni użytkowej 65 261,76 m²

Powierzchnia użytkowa administrowanych zasobów mieszkaniowych:

Lokale mieszkalne - 51 903,30 m²
Lokale socjalne - 2 498,89 m²

Lokale mieszkalne, oraz socjalne łącznie - 54 402,19 m²

3. Lokale własnościowe - 10 859,57 m²

Lokale mieszkalne, socjalne, własnościowe łącznie - 65 261,76 m²

Stawka podstawowa za eksploatację lokalu wynosi 3,08 zł/m²/m-c i może być zwiększona o 50% lub zmniejszona o 40% w zależności od wyposażenia lokalu, natomiast stawka za lokal socjalny wynosi 0,92 zł/m²/m-c.

W administracji Wydziału są również 31 lokali użytkowych o łącznej powierzchni 2 807,91 m² oraz inne pomieszczenia przynależne do lokali.

Oprócz administrowania lokalami komunalnymi oraz wspólnotami mieszkaniowymi, WOM zarządza również dwoma targowiskami zlokalizowanymi przy ulicach: Wojska Polskiego 32/34 i Targowej 1.

IV. Dni i godziny pełnionych dyżurów przez kierownictwo i pracowników

Kierownik Wydziału Obsługi Mieszkańców
we wtorki w godzinach 9⁰⁰ - 17⁰⁰
Administratorzy
we wtorki w godzinach 7⁰⁰ - 17⁰⁰
Pracownicy Wydziału Obsługi Mieszkańców
w dni robocze w godzinach 7⁰⁰ - 15⁰⁰
Telefon (42) 712-12-37, (42) 712-19-38
Fax (42) 712 11 78